Dijital Çağda Değişen Belge Olgusunun Arşivcilikte Düzenleme ve Tanımlamaya Etkisi: Literatüre Dayalı Bir İnceleme

Authors : Aygül Çiçek Akgün, Niyazi Çiçek

Pages : 33-58

Doi:10.26650/bba.2022.17.1127615

View : 9 | Download : 8

Publication Date : 2022-06-30

Article Type : Research

Abstract :Arşivlenen elektronik belgelerin, önceden beri geleneksel metotlar ışığında şekillenen arşiv uygulamalarında çeşitli değişimlere sebep olduğu bilinmektedir. E-belgelerin üretimi, onaylanması, posta hizmetleri, dosyalanması, arşive transferi, düzenlenmesi ve kontrolü aynı zamanda uzun süre korunması ve bilgi güvenliği gibi birçok konu, değişimin yaşandığı alanlar olmuştur. Bunlardan biri de tanımlama ve düzenlemedir. Bu çalışmanın amacı, arşive devredilmiş e-belgelerin düzenlenmesinde ve tanımlamasında geleneksel metotların yeterliliğini değerlendirmektir. Bu yapılırken dijital çağda e-arşivlerin geleneksel uygulamalarda ne tür değişimlere sebep olduğu da ortaya çıkarılmaya çalışılmıştır. Makalenin problemi, bilgi teknolojisine dayalı dijital belgelerin yoğun olarak kullanılmaya başlanmasıyla provenans ve asli düzen gibi prensipleri yeniden düşünmek gerektiği üzerinedir. Literatür araştırmasına dayanan bu çalışmada, belgesel tarama tekniğinden yararlanılmış, derlenen kaynak ve belgelerin içerik çözümlemesi yapılarak veriler toplanmıştır. Literatür aracılığıyla düzenlemenin ve tanımlamanın izi sürülerek, geleneksel yöntemlerin elektronik belgelere nasıl uygulandığı farklı ülkelerdeki yazılı kaynaklar incelenerek anlaşılmaya çalışılmıştır. Çalışma sonucunda, dijitalleşme ile birlikte geleneksel arşivcilik yaklaşımlarının yeniden yorumlandığı görülmüştür. Arşivlenen elektronik belgelerin bilgi taşıyıcı özellikleri, kayıt ortamları ve formatları, bilgi güvenliği ve uzun süre orijinal kalmak ve delil değerini muhafaza etmekle ilgili kırılgan bir yapıya sahip olmalarından dolayı entelektüel kontrollerinde geleneksel uygulamaların yeterli olmadığı, bir takım yeni yaklaşımlar geliştirmek gerektiği anlaşılmıştır.
Keywords : Arşivlerde düzenleme ve tanımlama, E-belgeler, Provenans, Orijinal düzen, Entelektüel kontrol