ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİNDE PERSONEL FARKINDALIĞININ UYGULAMA SÜRECİNE ETKİSİ: BAĞCILAR BELEDİYESİ İLE MARMARA ÜNİVERSİTESİNİN KARŞILAŞTIRMALI ANALİZİ

Authors : Varol Saydam, Bahattin Yalçinkaya

Pages : 1-25

View : 15 | Download : 11

Publication Date : 2018-12-04

Article Type : Research

Abstract :Değişen ve gelişen teknoloji, her alanda olduğu gibi belge yönetimi alanındaki iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesinde önemli değişikliklere sebep olmaktadır. Organizasyonlar teknolojik etkinin yanı sıra hizmet ve kalite standartlarında artış, rekabet anlayışı ve yasal zorunluluklar gibi etkenlerden dolayı bu değişikliklere uyum sağlamak durumundadır. Gerçekleştirilmek istenen e-değişim, organizasyonun temelde bütün faaliyetlerinin elektronik ortama aktarılmasına sebep olmakla birlikte faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde en önemli faktör olan insan gücünün de etkilendiği farklı değişimlere neden olmaktadır. Gerçekleştirilen e-dönüşüm projelerinde personelin yeni sisteme karşı tutum ve davranışlarının; uygulanan sistemin devamlılığına etki ettiği, olumlu tepkilerin sürdürülebilirliğe katkı sağladığı, olumsuz tepkilerin ise sistemin sürdürülebilirliğini zor duruma düşürdüğü görülmüştür. Bu araştırmanın amacı, özellikle Elektronik Belge Yöntemi Sistemine (EBYS) geçişte kurum ve kuruluşlara yol göstermek ve bu tür bir değişimi sadece teknik boyut ile değil aynı zamanda sosyal ve psikolojik boyutu ile düşünmeleri konusundaki öngörülerin ispatlanmasını sağlamaktır. Bu doğrultuda, farklı yapıdaki iki kamu kurumunda EBYS uygulamasına geçiş sürecinde personel farkındalığının değişim sürecine etkisi ve değişimin başarıyla gerçekleştirilebilmesi adına farkındalığın nasıl arttırılabileceği literatür, yapılan değerlendirmeler ve anket çalışmasıyla ele alınmıştır. İki kurum çalışanlarının EBYS ile ilgili tutum, davranış ve düşünceleri 5’li likert ölçeği kullanılarak nicel araştırma yöntemleriyle incelenmiştir. Yapılan testlerin sonuçlarına göre gruplar normal dağılım koşulunu yerine getirmediği için Bağımsız T Testi yerine non-parametrik Mann Whitney U Testi uygulanmıştır. Çalışma sonucunda personel farkındalığının EBYS uygulama sürecine katkı sağladığı görülmüştür. Personelin bilgilendirilmesi, düşüncelerinin alınması ve projeye katılımının sağlanmasının, üst yönetim desteği ve sistem eğitimlerinin sürekliliğinin EBYS uygulamasının başarısı için önemli hususlar olduğu ortaya çıkarılmıştır. Anahtar Sözcükler: Elektronik belge yönetimi, değişim yönetimi, personel farkındalığı. Abstract The changing and emerging technology leads to important changes in the execution of work and operations in the field of records management as is the case with all other fields. Along with the technological impacts, organizations have to adapt to these changes due to factors such as an increase in the standards of service and quality, the sense of competition and legal challenges. The desired e-change causes the organization to transfer all of its operations to the electronic environment and leads to different changes in which the human power, the most important factor in the realization of the operations, is also influenced. In the realized e-transformation projects, it was found that personnel's attitudes and behavior towards the new system impact the continuity of the applied system; positive reactions contribute to sustainability and negative reactions make the sustainability of the system difficult. The purpose of this research is to provide guidance to institutions and establishments in the transition to the Electronic Records Management System (ERMS), and to provide proof of such a change not only in terms of technical dimension but also in social and psychological dimension. In this respect, it was revealed through examinations and literature and survey studies in two public institutions of different structure the impact of awareness of the personnel in the process of transition to electronic records management and how the awareness of the personnel can be expanded so as to successfully carry out the transition. The attitudes, behaviors and thoughts of the employees of the two institutions were analyzed using quantitative research methods using a 5-point likert scale. Since the groups did not fulfill the normal distribution condition according to the results of the tests performed, the mean difference between the groups was found with the nonparametric Mann Whitney U Test instead of the Independent T Test. Keywords: Electronic records management, change management, staff awareness.
Keywords : Elektronik belge yönetimi, değişim yönetimi, personel farkındalığı