ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ (EBY) UYGULAMALARINDA BAŞARIYI OLUMSUZ ETKİLEYEN RİSK UNSURLARI

Authors : Bahattin Yalçinkaya

Pages : 20-40

View : 12 | Download : 5

Publication Date : 2016-11-15

Article Type : Research

Abstract :Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) organizasyonlar açısından bürokratik uygulamanın ortadan kaldırılması, şeffaf, hızlı ve hesap verebilir bir yapının ku-rulması açısından son derece iyi fırsatlar sunmaktadır. Organizasyonlar EBYS sağlama ya da geliştirme konularında başarılı olsalar bile EBYS uygulamasını hayata geçirmekte bazı sorunlarla karşı karşıya kalmaktadırlar. Bu durum or-ganizasyon açısından kötü tecrübelerin oluşmasına yol açmakta ve elektronik ortamda faaliyet yürütebilecekleri inancını sarsmaktadır. Başarısız uygulamala-rın sorumluluğunu tedarikçilere ya da tamamen bir yazılıma yüklemek, daha sonra denenecek elektronik belge uygulamaları açısından da benzeri sonuçların ve atıl sistemlerin oluşmasına yol açacaktır. Bu noktada organizasyonların üze-rinde önemle durması gereken temel husus, EBYS uygulamasının organizasyon-da başarılı bir şekilde gerçekleşmesinin sadece yazılımla mümkün olamayacağı konusudur. Bu çalışmada ele alınan problem, tüm organizasyonların EBYS uy-gulamasına geçişte başarı için dikkat etmeleri gereken teknik ve yönetimsel ko-nuları literatür ve sahadan edinilen tecrübeler ışığında ortaya koymak ve başarı için risk faktörünü değerlendirmektir. EBYS uygulama süreçlerinde başarıyı et-kileyen risklerin neler olduğu ve nasıl tedbirler alınacağı organizasyonlarda bu işleri yapmakla sorumlu kişilere yol gösterici olabilecektir. Anahtar Sözcükler: Elektronik belge yönetimi, risk tanımları, EBYS uygulama-sında zorluklar. Abstract The electronic records management system provides great opportunities to or-ganizations for the removal of the bureaucratic structure and the establishment of a transparent, rapid, and accountable structure. Although organizations are successful in providing or developing an ERMS, they are faced with some prob-lems in the realization of the ERMS implementation. This results in negative ex-periences for the organization and casts doubt on their confidence regarding per-forming activities in the electronic environment. Blaming the suppliers or only the software for the failure of the implementations will similarly lead to unsuc-cessful and idle systems in terms of electronic records implementations during future attempts. At this point, the main issue that has to be especially empha-sized by organizations is that the success of the ERMS implementation in the or-ganization is not only dependent on the software. The objective of this study is presenting technical and management issues that are required to achieve suc-cess in the process of transitioning to the ERMS implementation, under the light of the experience acquired from the literature and the field. In this paper, the failure subjects that are expressed with the risk term will be presented in an or-ganized and awareness increasing manner in order to help organizations succeed in the implementation of the ERMS. The risks that influence the success of the ERMS implementation process and the measures that have to be taken can guide those who are responsible for performing these tasks in organizations. Keywords: Electronic records management, risk definitions, challenges in ERMS implementation.
Keywords : Elektronik belge yönetimi, risk tanımları, EBYS uygulamasında zorluklar